الخميس 17/06/2021
10:25 بتوقيت المكلا
السكرتارية والتوثيق

السكرتارية والتوثيق
مهام رئيس قسم السكرتارية والتوثيق :
1)الإشراف المباشر واليومي بمتابعة الوحدات في تنفيذ ما هو مطلوب منهم ومتابعتهم في ما هو موكول إليهم.
2)متابعة إرسال الرسائل الداخلية والخارجية أول بأول حتى لا يكون هناك أي تقصير أو تأخير.
3)متابعة الأقسام في تنفيذ توجيهات المدير العام كما يساعد على خلق علاقة وطيدة مع الأقسام الأخرى بالمكتب.
4)رفع الخطط والتقارير الفصلية إلى المدير العام.
5)الالتزام بتعليمات المدير العام وأي مهام تسند إليه من قبله وتعميمها على الأقسام ومتابعة تنفيذها.
مهام رئيس وحدة الأرشيف :
1)يقوم باستلام الرسائل الواردة من المدير العام بعد توقيعها وتحتيمها وترقيمها وتوزيعها حسب ما هو منسوخ في الرسالة.
2)تسجيل الرسائل في سجلات واحد داخلي وآخر خارجي.
3)تنظيم الأرشيف من خلال تنظيم الملفات والسجلات.
4)القيام بمهام رئيس قسم التوثيق في حالة غيابه.
5)أي مهام تسند إليه من رئيس القسم.
مهام رئيسة وحدة التوثيق :
1)استلام الرسائل الواردة إلى الإدارة وحفظها في الملفات.
2)تحويل الواردة إلى الإدارة والمحولة إلى الأقسام ومتابعة إعادتها إلى الأرشيف لحفظها.
3)التنسيق مع دائرة الإعلام لحفظ وتوثيق الصحف والمجلات وغيرها من الإصدارات الدورية.
4)القيام بمهام رئيس وحدة الأرشيف في حالة غيابه.
5)أية مهام تسند إليه من رئس القسم.
مهام كاتب الأرشيف.
1)توزيع الرسائل داخل الملفات بعد ترقيمها.
2)توزيع الرسائل داخل الملفات بعد تسجيلها.
3)تسجيل الرسائل الداخلية في السجل الداخلي للرسائل.
4)الاحتفاظ بالفهارس وأي معلومات داخل القسم.
5)تغيير الملفات القديمة.
6)استخدام صناديق ودواليب مختلفة لحفظ الملفات ووضع العلامات المميزة لها حسب نوع الملف وأهميته.
7)أية مهام تسند إليه من رئيس القسم.

مهام معاون خدمة :
1)القيام بعمل السنترال وصيانته وصيانة خطوط الهاتف بالإدارة.
2)متابعة الأجهزة المعنية فيما يتعلق بالتلفونات وأية انقطاعات فيها.
3)تجهيز مياه الشرب وإعداد الشاي لموظفي المكتب.
4)أية مهام أخرى تسند إليه من المدير العام.
مهام عاملة خدمات :
1)توصيل الرسائل الصادرة من الإدارة إلى الجهات الأخرى.
2)تنظيف مكتب المدير العام والقيام بأية أعمال لتنظيف المكتب والأدوات الموجودة فيه.
3)أية مهام أخرى تسند إليها من المدير العام.



  • إقرا ايضاً